Cómo cancelar una boda

Haga clic para personalizar e imprimir la carta de cancelación.

Si tiene que cancelar una boda, debe saber cómo usar la etiqueta adecuada. Si avisa con la mayor antelación posible a todas las partes afectadas, pronto podrá dejar atrás las molestias.

Notificación a los proveedores

La primera tarea al cancelar una boda es notificar a los proveedores. Dependiendo de la cantidad de notificación que proporcione, es posible que pueda obtener un reembolso total o parcial de cualquier depósito o pago anticipado.

Cómo acceder al modelo de carta de cancelación

Se puede acceder a la carta de cancelación de muestra seleccionando la imagen o el título de arriba. Para descargar la muestra, necesitará tener Adobe Reader instalado en su computadora. Una vez descargada en su computadora, puede editar la muestra para adaptarla a sus necesidades e imprimirla.

Notificación por escrito

Por lo general, es aconsejable notificar a los proveedores por escrito y enviar la carta con la confirmación de la entrega. Al hacerlo, se asegura que el proveedor reciba una notificación formal, que muchas veces es requerida por un contrato. Sin embargo, para protegerse, envíe una notificación por escrito a todos los proveedores, incluso si no se requiere en el contrato. El envío de una notificación por escrito evita que un proveedor alegue más tarde la falta de conocimiento sobre la cancelación e intente obtener el pago completo por sus servicios en virtud del contrato.

Orden de notificación de proveedor

Comience con el proveedor con el costo más alto, es decir, el que más paga. Lo más probable es que este sea su lugar de recepción. A continuación, puede avanzar a los proveedores que cuestan menos, en el orden de sus gastos. Esto le ayudará a asegurarse de que se notifique a todos los proveedores y de que su inversión financiera esté lo más protegida posible. Verifique también las fechas de cancelación en su contrato, para evitar que le cobren porque no les dio la notificación adecuada.

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Proporcione el aviso lo antes posible, a más tardar una semana después de que sepa que la boda se canceló.

Notificar a los invitados

Una vez que todos los proveedores hayan sido notificados, es hora de poner su atención en notificar a los invitados.

A quién notificar

Los primeros invitados a notificar deben ser los padres, hermanos, abuelos y otros parientes cercanos, seguidos de los miembros de la fiesta nupcial y otras personas a quienes se les asignaron deberes especiales el día de su boda.

Solo notifique a todos los invitados de su lista de invitados si ya ha enviado invitaciones. Si no ha enviado las invitaciones, solo necesita avisar a los invitados con los que ha hablado de la boda. Notifique lo antes posible para que los huéspedes puedan cancelar cualquier plan de viaje que hayan hecho con la menor repercusión posible.

Cómo enviar una notificación

Se puede notificar a los huéspedes por correo ordinario en forma de carta de notificación o por correo electrónico. La notificación por correo electrónico puede obtener más respuestas, tanto buenas como malas, de los invitados debido a la facilidad para responder. Enviar una carta requiere una pequeña inversión en papel y suministros de correo, pero generalmente genera menos respuestas. No es necesario enviar avisos de cancelación impresos profesionalmente en papel caro; una carta impresa en casa en papel normal será suficiente.

Qué decir

Independientemente del método de notificación, solo debe informar a los invitados:

Que se cancele la boda en la fecha programada originalmente
Que lamenta la cancelación y espera que el cambio de planes no afecte demasiado sus horarios
Que los invitados serán notificados si hay una reprogramación de la fecha.

No es necesario que explique por qué se canceló la boda. Esa es información privada que es suya para compartirla como desee. Además, no es necesario que indique que los obsequios recibidos anteriormente se devolverán al donante, ya que esto puede hacer que algunos invitados se sientan mal por no haberle enviado ya un obsequio.

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Devolución de regalos

La etiqueta adecuada dicta que los regalos recibidos por una pareja que luego cancela su boda deben ser devueltos al remitente. No devuelve los regalos a la tienda para obtener un reembolso del método de pago del donante. Depende del donante determinar si desea un reembolso o qué le gustaría hacer con el regalo.

Devuelva los obsequios en el plazo de un mes después de notificar a los huéspedes la cancelación. Envíe todos los obsequios con seguimiento y notificación de entrega para estar seguro de que todos los paquetes llegaron al destinatario previsto.

Para dinero en efectivo u otros obsequios financieros, escriba un cheque al donante de su cuenta por la misma cantidad. Envíe el cheque con seguimiento y notificación de entrega.

Cancelaciones de última hora

Cuando una boda se cancela en el último minuto, no es posible avisar con mucha antelación. En este caso, aún debe proporcionar a los proveedores e invitados un aviso de cancelación, pero puede hacerlo por teléfono:

Para los huéspedes: la notificación telefónica de una cancelación de última hora no necesita ir seguida de una carta. Es aceptable dejar un mensaje de correo de voz si no se comunica con el huésped. Sin embargo, debe devolver todos los regalos.
Para proveedores: Haga un seguimiento de una notificación telefónica con una carta escrita, preferiblemente dentro de una semana. Aunque en este caso es poco probable que obtenga mucho o ningún reembolso del proveedor, aún podría evitar que el proveedor solicite productos o se involucre en otro trabajo en su nombre, lo que agradecerán.

Obtener ayuda

Obtener ayuda para notificar a proveedores e invitados puede facilitar el proceso. Por supuesto, es de esperar que pueda dividir las tareas entre usted y su ex prometido. Sin embargo, si el trabajo recae únicamente sobre sus hombros, puede pedir ayuda a su dama de honor, otras damas de honor o sus padres.

Asignar tareas

Solo usted debe notificar a los proveedores; esto se debe a que la mayoría de los proveedores no se basarán en la notificación proporcionada por un tercero que no sea parte del contrato. Por lo tanto, debe notificar a todos los proveedores.

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Aquellos a los que solicite ayuda pueden notificar a los huéspedes o devolver paquetes en su nombre. Para evitar que los invitados se confundan sobre lo que está sucediendo, solo pida a los ayudantes que se comuniquen con los invitados que conocen. El aviso de una persona desconocida puede causar confusión, lo que hace que su teléfono suene descolgado debido a las llamadas de los invitados que se preguntan qué está pasando. Además, solo pida que cada ayudante solo haga unas 20 llamadas para evitar aprovecharse de ellas.

¿Qué debería decir la ayuda?

Al actuar en su nombre notificando a los invitados, quienes lo ayuden deben ser corteses y directos. No es necesario que se desvíen de lo que diría o explicaría. Por lo tanto, puede proporcionar una breve sesión informativa a todas las personas que contrate para ayudarlo a asegurarse de que lo que dicen sea apropiado y no profundice en información privada. Puede optar por crear una hoja de cálculo corta o una lista de viñetas como guía.

Cancelar tu boda

Aunque desagradable, el proceso de cancelar una boda es bastante factible. Al realizar la tarea, puede optar por solicitar la ayuda de amigos cercanos o familiares, lo que puede resultar en que el trabajo se complete más rápido.