¿Qué es un formulario de impuestos W-9?

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) Formulario W-9 se titula 'Solicitud de Número de Identificación y Certificación del Contribuyente'. Este documento del IRS está diseñado para recopilar información tributaria básica de ciertos contribuyentes, que pueden ser individuos o empresas.

Propósito del formulario W-9

En primer lugar, un W-9 proporciona a una empresa información básica sobre los contribuyentes con los que hace negocios. Les permite informar la cantidad pagada al contribuyente por los servicios prestados al IRS. Los ciudadanos de los Estados Unidos y las personas físicas, corporaciones, fideicomisos y otros tipos de entidades comerciales extranjeras residentes que no tienen impuestos retenidos de sus ganancias deben completar un W-9, mientras que los extranjeros no residentes o las personas extranjeras deben completar Formulario W-8 en lugar de.

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¿Cuándo se requieren los formularios W-9?

Una empresa necesita obtener un W-9 de cualquier individuo o empresa para la cual deberá presentar una declaración de información ante el IRS. Por ejemplo, una empresa que contrate a un contratista independiente para diseñar el nuevo sitio web de la empresa probablemente necesitará presentar un formulario 1099-MISC ante el IRS para informar cuánto le pagó al diseñador web.

Para presentar un 1099-MISC completo, la empresa necesita la información de identificación del contratista: nombre, TIN, dirección, etc. La empresa deberá recopilar un formulario W-9 del contratista para obtener esa información. De manera similar, las empresas a menudo solicitarán formularios W-9 a los proveedores corporativos para que tengan la información que necesitan para informar sus gastos comerciales según lo requiera el IRS.

Retención de registros W-9

Como ocurre con la mayoría documentos fiscales , las empresas deben conservar copias de todos los formularios W-9 durante al menos tres años después de que se presentó la última declaración de impuestos relevante (o la fecha de vencimiento de la declaración, si es posterior). En el ejemplo anterior, si la empresa contrató al diseñador web en 2017 y él completó su trabajo antes de fin de año, la empresa debe mantener su formulario W-9 al menos hasta el 16 de abril de 2021 (asumiendo que la empresa presentó su formulario de 2017 declaración de impuestos el 15 de abril de 2018).

Cómo completar un formulario W-9

El W-9 real es bastante corto y relativamente sencillo. Consta de tres partes principales: información personal, TIN y certificación.

Sección de información personal para particulares

En la línea 1, los contribuyentes individuales deben proporcionar su nombre tal como aparece en su declaración de impuestos. Aunque técnicamente son una entidad comercial, los propietarios únicos deben poner su propio nombre legal en esta sección.

Los propietarios únicos repiten su nombre en la segunda línea, que indica el 'Nombre comercial o el nombre de la entidad ignorada'. Aquí, colocan su nombre completo y las letras DBA, que significa 'hacer negocios como', seguido del nombre ficticio de la empresa, si corresponde. Por ejemplo, si John Smith fuera el propietario único de Speedy Plumbing, llenaría la primera línea como John Smith y la segunda línea como John Smith DBA Speedy Plumbing.

A continuación, el contribuyente marca la casilla 'Individual / Propietario único', que se encuentra debajo de las líneas de nombre. El contribuyente también debe proporcionar su dirección postal en las líneas 5 y 6. La información del cliente se puede incluir en el lado derecho del formulario en esta área, pero no es obligatorio.

Sección de información personal para empresas

Las empresas u otras entidades deben poner su nombre legal (exactamente como aparece en su declaración de impuestos) en la línea 1. Si la empresa también tiene un nombre comercial o DBA, eso va en la línea 2.

A continuación, el contribuyente marca la casilla que indica cómo se clasifica la entidad comercial en términos de su estructura legal. Deberá especificar si la entidad es una corporación C, una corporación S, una sociedad, una compañía de responsabilidad limitada (LLC), etc.

Si la empresa es una LLC de un solo miembro, marque la casilla 'Individual / Propietario único' en lugar de la casilla 'LLC'. Las LLC que han elegido una forma alternativa de imposición (por ejemplo, una LLC que ha elegido pagar impuestos como una Corporación S) ingresarían el código de clasificación de impuestos en el espacio junto a la casilla de verificación de LLC, como se indica en el formulario.

La dirección postal principal de la entidad debe proporcionarse en las líneas 5 y 6. La dirección del cliente también se puede agregar en el espacio a la derecha de la sección de dirección postal, pero no es obligatorio.

Exenciones

La mayoría de los contribuyentes dejarán los espacios en blanco en la línea 4. El primer espacio en la línea 4 indica que el contribuyente está exento de la retención adicional. Los individuos y los propietarios únicos casi nunca estarán exentos de la retención adicional, pero en ciertas situaciones las corporaciones están exentas. Los códigos y circunstancias del beneficiario se enumeran en la tercera página del W-9. Si califica para una de estas condiciones, debe colocar el número de código apropiado en el primer espacio de la línea 4.

La sección FATCA de la línea 4 solo se aplica si presenta el W-9 a una institución financiera extranjera y está exento de ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras (FATCA) informes. En esa situación, revise la lista de códigos y razones en la tercera página del formulario W-9 para ver si califica, y coloque la letra del código correspondiente en el espacio FATCA en la línea 4. En caso de duda, pregunte a la institución financiera que solicita el formulario si debe o no completar este espacio.

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Información del número de cuenta

La última línea de la sección de información personal se refiere a 'números de cuenta'. Aquí, el contribuyente enumera todas las cuentas que tiene con el IRS para pagar impuestos atrasados o pagos anticipados de obligaciones tributarias anticipadas. Esta información es opcional y normalmente debe dejarse en blanco.

Número de identificación del contribuyente (TIN)

La sección TIN debe completarse independientemente de si el contribuyente es una persona física, un propietario único o una entidad comercial.

Las personas colocan su número de seguro social en el lado derecho del formulario, en los espacios provistos.
Los propietarios únicos y las LLC de un solo miembro pueden usar su número de Seguro Social o su número de identificación de empleador (EIN), aunque el IRS prefiere los números de Seguro Social.
Incluso si un individuo específico es responsable de la entidad, otros tipos de entidades comerciales colocan su EIN en los espacios provistos.

Sección de certificación

En esta sección, el contribuyente firma el formulario y da fe de que la información que contiene es verdadera. No proporcionar o presentar información falsa a sabiendas somete al contribuyente a sanciones.

Cumplimiento de W-9

Si usted es un contratista independiente o una empresa que brinda servicios a un cliente o si es una empresa que contrata a personas o entidades comerciales para brindar servicios, los formularios W-9 son fundamentales para el cumplimiento tributario. Busque asesoramiento profesional de un profesional de impuestos calificado si tiene circunstancias especiales o no está seguro de si debe completar o solicitar este formulario.