Escribir una carta comercial no es complicado. Este tipo de comunicación tiene un propósito: comunicar rápidamente información suya al lector. La copia ajustada, fluida y fluida se lee y se comprende. Cualquier otra cosa puede confundir, aburrir o distraer los puntos que desea exponer. Siga una apropiadaformato de carta comercialy manténgase alerta al preparar este tipo de correspondencia.
Empezando
Haga su mejor esfuerzo comercial imprimiendo la carta en papel con membrete de alta calidad. Antes de comenzar, incluya la fecha en la parte superior, alineada con el margen izquierdo, y luego deje una línea o dos y escriba la dirección interior alineada con el margen izquierdo, de la siguiente manera:
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Mes, día, año completo (ejemplo 2010)
John Smith
nombre de empresa
Dirección
Código postal
Sujeto
Deje dos líneas debajo de la dirección interior y luego escriba 'Re': (o 'Asunto:'). (Nota: 'Re:' significa 'con respecto a'). Incluya una declaración concisa del tema de la carta. Por ejemplo:
que es un virgo compatible con
Re: tu presentación la semana pasada
Saludo
Deje dos líneas entre el tema y el saludo. Nunca asuma que un saludo hablador de 'Hola, Bob' es aceptable, especialmente si le está escribiendo a alguien que no conoce. Utilice las formas adecuadas de dirección cuando escriba una carta comercial (Sr. Wilson, Sra. White). La excepción a la regla es cuando no está seguro del sexo del destinatario. Cuando sea posible, una llamada rápida a la oficina puede ayudar. Pero si esto no es posible, elimine las referencias de género. Si no lo sabe, no adivine. Si no está seguro sobre el género, use el nombre completo de la persona como saludo, como 'Estimado Bobby Smith'.
Cuerpo
Al escribir el cuerpo de la carta, use oraciones simples y directas que comuniquen sus ideas con claridad. Un ejemplo de esto es el siguiente
Estimado Sr. Hatchet:
Revisé nuestro producto conector WhamJet como una solución a su problema de eficiencia de conectividad en línea que discutimos en la reunión del Business Boxers Club el 3 de julio. Se adjuntan las especificaciones y la información del producto para su revisión según lo solicitó.
Se específico
Incluya detalles específicos para que el lector pueda comprender claramente qué es lo que está comunicando. Aquí hay un ejemplo:
soporte de árbol de navidad giratorio para árboles artificiales
Mencionaste que debes tomar una decisión sobre los problemas de conectividad en línea antes de fin de mes. ¿Podemos encontrarnos para almorzar el próximo miércoles 21 a la 1:00? Podemos hablar más sobre las aplicaciones de WhamJet y puedo responder cualquier pregunta que tenga. Llamaré a primera hora el lunes para confirmar.
Sea directo y sincero
Nada es más desalentador que leer una carta comercial llena de cortesía insincera o un cambio de culpa:
-
Lamento sinceramente cualquier inconveniente que haya podido ocasionarle la pérdida de su reserva para su reunión de la clase 50.
-
Esperamos que un recargo del 12% en su último pedido no lo desanime para elegir productos de nuestra firma en el futuro.
-
Debido a circunstancias fuera de nuestro control ...
que hacer en una primera cita con una chica
En cambio, hazlo personal:
-
No puedo ni imaginar la angustia que debiste haber sentido cuando supiste que perdimos tu reserva para tu reunión de la clase 50.
-
Sé que un recargo del 12% parece alto. Déjame explicarte por qué ocurrió esto. Después, si cree que necesita cancelar su pedido, lo entenderé.
-
Lo siento, pero su pedido puede demorarse 90 días. El huracán Dennis destruyó el muelle de carga de nuestro almacén en Florida y estamos trabajando lo más rápido posible para repararlo y verificar si hay daños en el contenido del almacén. Le pido que tenga paciencia.
Evite las letras tipo
Las cartas modelo son, en el mejor de los casos, poco sinceras. En cambio, cuando escriba una carta comercial, haga que el lector sienta que lo contacta un humano y no solo palabras extraídas de una computadora.
Establecer el tono apropiado
Fría y distante parece ser la respuesta empresarial favorecida. No lo emules. Intente imaginar que está hablando con una persona cara a cara. ¿Comenzarías tu conversación con la misma apertura? Ponte en el lugar de tu lector. Si deben decirle 'No', ¿cómo le gustaría que le dijeran? Tómese el tiempo para explicar por qué, pero no de una manera demasiado formal o informal. Ambos enfoques son insultantes.
Cuida tus pensamientos, y no importa cuán estúpido creas que es una persona, no seas condescendiente ni comuniques de ninguna manera tu superioridad. Tenga cuidado de que su opinión no se filtre en la carta. Mantén tu ira bajo control también. Si dispara desde la cadera, el resultado puede ser desastroso. Cuando escriba una carta para abordar un tema que le enoja, déjela a un lado antes de enviarla. Mejor aún, duerme. La ira se disipa con el tiempo. Una carta comercial llena de invectivas no lo hace.
Conclusión de la carta
Acierra la carta, escriba un breve resumen, recapitulando los elementos de acción y diciéndole al destinatario qué esperar a continuación. Use un cierre formal como 'Atentamente' y luego deje algunas líneas para su firma antes de escribir su nombre, cargo y compañía. Por ejemplo:
Atentamente,
cómo saber qué tipo de perro tengo
Jeff Smith, presidente
Conectores WhamJet
Escriba sus cartas usando este formato: saludos, reconocimiento del problema, necesidad o solicitud, un llamado a la acción de lo que hará o necesita que haga el lector y cierre la sesión.
Consejos
Tenga en cuenta lo siguiente al escribir una carta comercial:
- Una carta comercial no permite divagaciones parlanchinas, y 'conversacional' no es una licencia para ser descuidado.
- Asegúrese de que su información, como la dirección, el nombre de la empresa, el nombre de la persona y la ortografía sea correcta.
- Revisa tu ortografía y gramática.Corregiryeditarsu carta cuidadosamente por errores.
Herramienta de comunicación empresarial eficaz
Hay muchos tipos de cartas comerciales. Puede resultarle útil revisar algunas cartas de ejemplo específicas, comomuestra de cartas de ventas,cartas de disculpa empresarial, ocartas de recomendación. Siguiendo el formato apropiado y considerando cuidadosamente lo que dice antes de escribir, puede crear un pulido,carta comercial profesionalque presenta a su empresa de forma positiva.
