Muestras gratuitas de políticas y procedimientos

Al desarrollar políticas y procedimientos para su propia empresa, puede ser muy beneficioso revisar primero ejemplos de este tipo de documentos. Por supuesto, su versión final debe reflejar las prácticas reales de su empresa, pero puede ser útil comenzar con un documento preexistente para inspirarse en lugar de comenzar desde una pantalla en blanco. Antes de implementar una nueva política, haga que el asesor legal de su empresa la revise para verificar que cumpla con las leyes federales, estatales y locales aplicables. Las muestras proporcionadas aquí son solo para fines informativos y no constituyen asesoramiento legal.

Ejemplo de política de asistencia

La política de asistencia de una empresa debe definir términos clave, especificar procedimientos para informar las ausencias y detallar las consecuencias aplicables.

Ejemplos de procedimientos de nómina

El propósito de este tipo de política es definir el período de pago de la empresa, especificar las fechas de pago y proporcionar detalles sobre los impuestos sobre la nómina y cómo los empleados deben informar su tiempo. También es recomendable incluir cómo se manejan los embargos e informar a los empleados de su obligación de mantener su dirección actualizada a efectos fiscales.

Procedimientos de nómina

Ejemplo de política de uso de tarjetas de crédito

Si emite tarjetas de crédito de la empresa a los empleados, es imperativo que firmen una política que describa las pautas de uso.

Política de uso de tarjetas de crédito

Política de código de vestimenta

Es una buena idea proporcionar una política por escrito que especifique las expectativas para la ropa del lugar de trabajo. La política de muestra proporcionada aquí describe un enfoque informal de negocios, aunque se puede ajustar para satisfacer las necesidades de cualquier lugar de trabajo.

Código de vestimenta informal de negocios

Políticas de tiempo libre

Ya sea que su empresa ofrezca tiempo libre pagado (PTO) o una combinación de licencia por enfermedad y tiempo de vacaciones, es importante describir claramente los procedimientos de uso. Además, si su empresa es un empleador cubierto por la Ley de Licencia Médica Familiar (FMLA), también debe tener (y seguir) una política FMLA escrita.

Tiempo libre pagado : Este ejemplo de política proporciona una descripción clara de cómo se gana y se acumula el tiempo libre, la cantidad máxima de tiempo libre que se puede acumular, cómo se paga cuando alguien deja la empresa y cómo programar el tiempo libre.
Baja por enfermedad : Esta política explica claramente cómo los empleados obtienen la licencia por enfermedad y las condiciones en las que se puede tomar. También transmite detalles sobre cómo los empleados que necesitan tomar una licencia por enfermedad deben notificar al empleador y qué tipo de documentación deben proporcionar.
Vacaciones : Este documento es un ejemplo de una política de la empresa específica para el tiempo de vacaciones. Proporciona detalles sobre la elegibilidad y la acumulación, así como los procedimientos para solicitar la aprobación para usar el tiempo libre acumulado en virtud de la política.
FMLA : Esta política de FMLA incluye información relacionada con la elegibilidad de FMLA, eventos calificados, certificación y más. Sus procedimientos de certificación deben requerir el uso deFormularios FMLAdisponible a través del Departamento de Trabajo (DOL).

Políticas de seguridad en el lugar de trabajo

La seguridad es importante en todos los entornos de trabajo, aunque los requisitos de las políticas varían mucho según la naturaleza y el nivel de riesgo asociado con el tipo de trabajo realizado.

Seguridad en la construcción : Este ejemplo está escrito para abordar las necesidades de seguridad específicas de los sitios de trabajo de construcción.
Seguridad sanitaria : Revise las políticas de seguridad reales utilizadas por Johns Hopkins Medicine para tener una idea de lo que debe incluirse en la documentación de una organización de atención médica.
Seguridad en la oficina : Si bien los entornos de oficina no son los requisitos de trabajo más peligrosos, aún existen riesgos. Esta muestra aborda preocupaciones de seguridad comunes para este tipo de lugar de trabajo.
Salud y Seguridad : Los ejemplos proporcionados por la Infrastructure Health and Safety Association (IHSA) cubren una amplia gama de entornos laborales.
Seguridad y uso de la flota de vehículos : Proporcionada por una compañía de seguros, esta política general rige el uso de vehículos propiedad de la compañía.

Políticas sobre drogas y alcohol

Es importante tener una política que explique la postura de su empresa sobre el abuso de sustancias y delinee los procedimientos de prueba de drogas y alcohol. Es probable que su proveedor de seguros de compensación para trabajadores tenga una póliza estándar de drogas y alcohol que recomiende o exija. Si no es así, puede que encuentre que uno de estos es apropiado.

Abuso de sustancias : Esta política detalla los procedimientos para pruebas de drogas y alcohol previas al empleo, basadas en causas y aleatorias, junto con prohibiciones, procedimientos y consecuencias por violaciones de la política.
Lugar de trabajo libre de drogas : Este ejemplo va un poco más allá, incorporando cuestiones como el comportamiento fuera de servicio que puede afectar la reputación de la empresa y el uso de medicamentos recetados que no se prescriben a la persona.

Nota: esta es un área que está cambiando rápidamente con respecto a los requisitos reglamentarios. Debe tener en cuenta la Regla de OSHA aprobada en 2016 que limita los derechos de los empleadores a exigir pruebas de detección de drogas en todos los ámbitos después de un accidente. También es importante tener en cuenta que hay estados en los que los empleadores no pueden hacer cumplir las políticas de medicamentos para los empleados que tienen afecciones médicas.

Políticas y procedimientos de personal

Es importante que cualquier empresa cuente con políticas y procedimientos específicos que rijan el proceso de selección de empleados. Esto ayuda a garantizar que los candidatos reciban un trato justo y que la empresa se queje de los requisitos de igualdad de oportunidades de empleo (EEO).

Procedimientos previos al empleo : Este documento detalla todos los aspectos del proceso previo al empleo, como cómo se aceptan las solicitudes; qué información deben proporcionar los posibles empleados; cómo se llevan a cabo las entrevistas, verificaciones de antecedentes, pruebas de drogas y otras evaluaciones previas al empleo; y cómo se realizan las ofertas de empleo.
Reclutamiento y Selección : Aquí encontrará procedimientos sobre qué hacer una vez que se haya identificado la necesidad de contratar más empleados, como publicar los trabajos (internos / externos), revisar currículums o solicitudes, entrevistar, seleccionar candidatos y ofrecer puestos.
Política de contratación externa : El procedimiento para la contratación de candidatos externos no es el mismo que para las promociones internas. Esta política de muestra detalla un enfoque para administrar este enfoque de contratación de una manera estructurada.
Pautas para la entrevista : Esta descripción general para que la utilicen los gerentes de contratación al realizar entrevistas cubre todos los aspectos del proceso de entrevistas, desde la selección de candidatos en función de las tareas y prioridades del trabajo hasta la planificación y realización de las entrevistas.

Políticas y procedimientos de nuevas contrataciones

Es recomendable contar con un proceso estructurado para las distintas fases del proceso de nueva contratación.

Nueva contratación : Esta política de muestra detalla paso a paso lo que RR.HH. y los gerentes deben hacer para prepararse para la incorporación de un nuevo empleado, así como los pasos a seguir durante su período inicial de empleo.
Orientación del empleado : Esta descripción general describe el plazo y las responsabilidades de la orientación de los empleados. Considere adaptar este ejemplo de orientación para empleados y lista de verificación para nuevos empleados como procedimientos específicos.
Procedimientos de tutoría para nuevos empleados : Si su empresa tiene un programa de tutoría formal para los nuevos miembros del equipo, puede ser beneficioso elaborar un documento de procedimientos formales que describa las expectativas y las pautas. Para comenzar, revise este ejemplo de colegio comunitario.

Políticas de equipos tecnológicos

Una política bien redactada describe las reglas específicas a seguir y quién debe seguirlas. En la mayoría de los casos, todos los empleados deben seguir políticas y procedimientos escritos. Algunas políticas se aplican solo a empleados gerenciales o asalariados.

Uso de la computadora : Proporcionada por la Asociación de Asesores Corporativos, esta política de uso de la computadora puede ser beneficiosa si está buscando una política bastante simple que describa las reglas básicas.
Uso de Internet, correo electrónico y computadoras : Si desea revisar una política de tecnología más compleja, este documento de la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas es un buen ejemplo.
Social Media : En el mundo empresarial moderno, es necesario tener una política de redes sociales. Cualquiera que sea la política que adopte debe cumplir con Directrices de la Junta Nacional de Relaciones Laborales (NLRB) .
Celulares : Este ejemplo de política de teléfonos celulares / teléfonos inteligentes ofrece orientación sobre el uso de teléfonos celulares personales en el lugar de trabajo, así como para dispositivos móviles propiedad de la empresa.
Telecomunicaciones : Algunas empresas establecen una política de telecomunicaciones separada de otras políticas basadas en tecnología. Si eso es algo que le interesa a su organización, considere revisar esta política utilizada por una universidad en California.

Beneficios clave de las políticas escritas

La implementación de políticas escritas tiene varios beneficios para los empleadores. Una de las principales ventajas es que evita las inconsistencias. Una política escrita brinda a los gerentes y supervisores instrucciones claras sobre el manejo de situaciones laborales específicas. Si un empleado llega tarde crónicamente, la política detalla las consecuencias.

Por supuesto, tener políticas y procedimientos escritos es solo el comienzo: los supervisores en realidad tienen que seguirlos y hacerlos cumplir de manera consistente. Cuando los gerentes siguen la política escrita, puede evitar que un gerente despida a un empleado que llega tarde y que otro gerente solo advierta al empleado que llega tarde, lo que podría crear un entorno injusto o discriminatorio.

Poner sus políticas por escrito les permite a los empleados saber exactamente lo que deben hacer para mantenerse al día. Una de las mejores formas de utilizar un manual de políticas es hacer que los nuevos empleados firmen una declaración confirmando que han leído y están de acuerdo en cumplir con las políticas del manual. Si alguien infringe una de las políticas, tiene pruebas de que el empleado infractor conocía las reglas de antemano y debe ser responsable de sus acciones.

La importancia de la revisión legal

Nunca utilice ejemplos de políticas y procedimientos que encuentre en línea tal cual, ya que cualquier política que adopte debe reflejar las prácticas reales de su empresa. También deben cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables, y puede haber diferencias significativas en los requisitos de cumplimiento estatales y locales. Siempre debe consultar con un abogado licenciado con experiencia específica en derecho laboral antes de finalizar las políticas y procedimientos, ya sean documentos individuales o combinados para formar un manual del empleado o un manual de procedimientos.